W ramach prowadzonej działalności gospodarczej często występuje konieczność wykorzystywania przedmiotów, których zaliczenie do kosztów podatkowych może wywołać kontrowersje, gdyż mają silny związek z tzw. potrzebami osobistymi. Zgodnie z przepisami podatkowymi, aby uznać wydatek za koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:
a) wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
b) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
c) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
d) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
e) został właściwie udokumentowany,
f) wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.
Fiskus wskazuje, że aby wydatki mogły stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, muszą być poniesione wyłącznie na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej. Oznacza to, że wydatki nie mogą mieć charakteru osobistego, ponieważ wydatki osobiste nie mają na celu uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, czy też zachowania lub zabezpieczenia tego źródła przychodów. W konsekwencji wydatki ponoszone w celach prywatnych (osobistych) nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.
Zakup garnituru czy innej odzieży oraz akcesoriów a koszty podatkowe
Zdaniem fiskusa wydatków związanych z zakupem garnituru wraz z akcesoriami Przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów podatkowych. Zakupy odpowiednich ubrań, tj. marynarki, kamizelki, spodni, koszuli, paska do spodni oraz butów, pod kątem wykonywania działalności gospodarczej należy oceniać na tle przepisów prawa pracy lub innych przepisów branżowych. Generalnie zakupy tego rodzaju stanowią wydatki związane z faktem funkcjonowania danej jednostki w życiu społecznym. Zatem, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, każda osoba musi nabywać i używać dostosowaną do własnych wymagań odzież i obuwie. Dlatego zakupy tych rzeczy stanowią spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej. Odstępstwa od tej zasady mogą wynikać z nałożonego na prowadzącego działalność gospodarczą prawnego obowiązku używania określonego rodzaju odzieży, czy też obuwia, w sytuacji gdy rzeczy te utraciły charakter osobisty, na przykład z uwagi na dostosowanie tychże do pełnienia określonych funkcji bądź zawodów. Obowiązujące zasady życia społecznego wymagają, aby osoby prowadzące swoje interesy w ramach działalności gospodarczej posiadały schludny wygląd, podobnie zresztą, jak osoby zatrudnione w innych zawodach. Uzyskiwanie przychodów w ramach działalności gospodarczej nie jest zatem uzależnione od rodzaju noszonej odzieży, gdyż schludny wygląd niezbędny jest dla wykonywania wielu zawodów poza sferą działalności gospodarczej, np. nauczycieli, urzędników itp. Wydatek osoby fizycznej na zakup odpowiedniej odzieży osobistej nie może być uznany za koszt uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, gdyż jego poniesienie uwarunkowane jest głównie innymi względami, aniżeli uzyskiwanie przychodów z tej działalności. Koszty powinny być poniesione w celu uzyskania przychodów, a nie np. w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wydatki na ten cel są wydatkami ściśle osobistymi, związanymi z realizacją osobistych potrzeb, niezależnie od prowadzonej działalności bądź wykonywanej pracy.
Hulajnogi, rowery w kosztach firmy
Jeżeli istnieje zasadność wykorzystywania hulajnogi elektrycznej czy też roweru tylko w działalności oraz ich zakup został właściwie udokumentowany (fakturą lub rachunkiem), to mogą stanowić co do zasady dla przedsiębiorcy koszt firmowy. Fiskus stwierdził, że wydatek na zakup hulajnogi, która będzie używana przez przedsiębiorcę tylko dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, może być bezpośrednio zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Należy przy tym podkreślić, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu każdorazowo spoczywa na podatniku, zgodnie z zasadą, że ciężar dowodu spoczywa na tym podmiocie, który z danego faktu wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne.
Suplementy diety i witaminy dla pracowników w kosztach firmy
Przykład: Przedsiębiorca zamierza zakupić suplementy diety i witaminy dla pracowników i poprawić dzięki temu efektywność pracowników oraz zmniejszyć liczbę zwolnień chorobowych. Witaminy byłyby dostępne dla pracowników w ogólnodostępnych pomieszczeniach socjalnych wraz z ulotkami i zaleceniami stosowania. Przedsiębiorca nie zamierza prowadzić ewidencji pobierania i zażywania witamin. Pracownicy będą mogli dobrowolnie korzystać z proponowanych środków.
Stanowisko Fiskusa: Fiskus stwierdził, że skoro, jak wskazał pracodawca, zakup dla swoich pracowników witamin i suplementów diety oraz dietetycznych środków specjalnego przeznaczenia medycznego takich jak: Witamina D, Witamina C, Magnez, Luteina, ma wpłynąć na zdrowie i samopoczucie pracowników, ich odporność, łagodzić efekty stresu oraz eliminować zmęczenie oczu podczas pracy przy komputerze, a dzięki temu poprawić efektywność pracowników oraz zmniejszyć liczbę zwolnień chorobowych, to zachodzą przesłanki uprawniające do zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Okulary korekcyjne i soczewki w kosztach firmy Okulary korekcyjne dla pracownika Zgodnie z §2 pkt 4 i §8 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1.12.1998 r. w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom okularów w następujących przypadkach: wyniki badań okulistycznych przeprowadzanych przez lekarza wykazują potrzebę ich stosowania (wada wzroku), pracownicy korzystają w czasie pracy z monitora ekranowego przynajmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy lub dłużej. Zatem przedsiębiorca może zaliczyć wydatki poniesione na okulary korekcyjne dla pracowników do kosztów uzyskania przychodu.
Okulary korekcyjne dla przedsiębiorcy Jeżeli okulary korekcyjne zostają zakupione przez przedsiębiorcę dla siebie, nawet jeśli rzeczywiście potrzebuje ich w pracy, to tego rodzaju wydatek jest traktowany jako wydatek osobisty, niemający związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Fiskus twierdzi, że wydatek na zakup okularów korekcyjnych ma na celu ochronę zdrowia. Tym samym wydatki uwarunkowane stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą należą do wydatków o charakterze osobistym.
Wydatki osobiste a koszt firmowy
W ramach prowadzonej działalności gospodarczej często występuje konieczność wykorzystywania przedmiotów, których zaliczenie do kosztów podatkowych może wywołać kontrowersje, gdyż mają silny związek z tzw. potrzebami osobistymi. Zgodnie z przepisami podatkowymi, aby uznać wydatek za koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:
a) wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,
b) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
c) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
d) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
e) został właściwie udokumentowany,
f) wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.
Fiskus wskazuje, że aby wydatki mogły stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, muszą być poniesione wyłącznie na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej. Oznacza to, że wydatki nie mogą mieć charakteru osobistego, ponieważ wydatki osobiste nie mają na celu uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, czy też zachowania lub zabezpieczenia tego źródła przychodów. W konsekwencji wydatki ponoszone w celach prywatnych (osobistych) nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.
Zakup garnituru czy innej odzieży oraz akcesoriów a koszty podatkowe
Zdaniem fiskusa wydatków związanych z zakupem garnituru wraz z akcesoriami Przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów podatkowych. Zakupy odpowiednich ubrań, tj. marynarki, kamizelki, spodni, koszuli, paska do spodni oraz butów, pod kątem wykonywania działalności gospodarczej należy oceniać na tle przepisów prawa pracy lub innych przepisów branżowych. Generalnie zakupy tego rodzaju stanowią wydatki związane z faktem funkcjonowania danej jednostki w życiu społecznym. Zatem, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, każda osoba musi nabywać i używać dostosowaną do własnych wymagań odzież i obuwie. Dlatego zakupy tych rzeczy stanowią spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej. Odstępstwa od tej zasady mogą wynikać z nałożonego na prowadzącego działalność gospodarczą prawnego obowiązku używania określonego rodzaju odzieży, czy też obuwia, w sytuacji gdy rzeczy te utraciły charakter osobisty, na przykład z uwagi na dostosowanie tychże do pełnienia określonych funkcji bądź zawodów. Obowiązujące zasady życia społecznego wymagają, aby osoby prowadzące swoje interesy w ramach działalności gospodarczej posiadały schludny wygląd, podobnie zresztą, jak osoby zatrudnione w innych zawodach. Uzyskiwanie przychodów w ramach działalności gospodarczej nie jest zatem uzależnione od rodzaju noszonej odzieży, gdyż schludny wygląd niezbędny jest dla wykonywania wielu zawodów poza sferą działalności gospodarczej, np. nauczycieli, urzędników itp. Wydatek osoby fizycznej na zakup odpowiedniej odzieży osobistej nie może być uznany za koszt uzyskania przychodów z działalności gospodarczej, gdyż jego poniesienie uwarunkowane jest głównie innymi względami, aniżeli uzyskiwanie przychodów z tej działalności. Koszty powinny być poniesione w celu uzyskania przychodów, a nie np. w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wydatki na ten cel są wydatkami ściśle osobistymi, związanymi z realizacją osobistych potrzeb, niezależnie od prowadzonej działalności bądź wykonywanej pracy.
Hulajnogi, rowery w kosztach firmy
Jeżeli istnieje zasadność wykorzystywania hulajnogi elektrycznej czy też roweru tylko w działalności oraz ich zakup został właściwie udokumentowany (fakturą lub rachunkiem), to mogą stanowić co do zasady dla przedsiębiorcy koszt firmowy. Fiskus stwierdził, że wydatek na zakup hulajnogi, która będzie używana przez przedsiębiorcę tylko dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, może być bezpośrednio zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Należy przy tym podkreślić, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu każdorazowo spoczywa na podatniku, zgodnie z zasadą, że ciężar dowodu spoczywa na tym podmiocie, który z danego faktu wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne.
Suplementy diety i witaminy dla pracowników w kosztach firmy
Przykład: Przedsiębiorca zamierza zakupić suplementy diety i witaminy dla pracowników i poprawić dzięki temu efektywność pracowników oraz zmniejszyć liczbę zwolnień chorobowych. Witaminy byłyby dostępne dla pracowników w ogólnodostępnych pomieszczeniach socjalnych wraz z ulotkami i zaleceniami stosowania. Przedsiębiorca nie zamierza prowadzić ewidencji pobierania i zażywania witamin. Pracownicy będą mogli dobrowolnie korzystać z proponowanych środków.
Stanowisko Fiskusa: Fiskus stwierdził, że skoro, jak wskazał pracodawca, zakup dla swoich pracowników witamin i suplementów diety oraz dietetycznych środków specjalnego przeznaczenia medycznego takich jak: Witamina D, Witamina C, Magnez, Luteina, ma wpłynąć na zdrowie i samopoczucie pracowników, ich odporność, łagodzić efekty stresu oraz eliminować zmęczenie oczu podczas pracy przy komputerze, a dzięki temu poprawić efektywność pracowników oraz zmniejszyć liczbę zwolnień chorobowych, to zachodzą przesłanki uprawniające do zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Okulary korekcyjne i soczewki w kosztach firmy
Okulary korekcyjne dla pracownika
Zgodnie z §2 pkt 4 i §8 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1.12.1998 r. w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom okularów w następujących przypadkach: wyniki badań okulistycznych przeprowadzanych przez lekarza wykazują potrzebę ich stosowania (wada wzroku), pracownicy korzystają w czasie pracy z monitora ekranowego przynajmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy lub dłużej. Zatem przedsiębiorca może zaliczyć wydatki poniesione na okulary korekcyjne dla pracowników do kosztów uzyskania przychodu.
Okulary korekcyjne dla przedsiębiorcy
Jeżeli okulary korekcyjne zostają zakupione przez przedsiębiorcę dla siebie, nawet jeśli rzeczywiście potrzebuje ich w pracy, to tego rodzaju wydatek jest traktowany jako wydatek osobisty, niemający związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Fiskus twierdzi, że wydatek na zakup okularów korekcyjnych ma na celu ochronę zdrowia. Tym samym wydatki uwarunkowane stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą należą do wydatków o charakterze osobistym.
Artykuł opublikowany we współpracy z Sąsiadka – czytaj